Die Schriftgutverwaltung bei nichtstaatlichen Einrichtungen ist häufig weniger gut organisiert als bei Behörden. Fehlen verbindliche Regeln und erfolgt die Ablage durch den Bearbeiter, ist die Aktenbildung oft uneinheitlich und unvollständig.

Das Bundesarchiv ergänzt das staatliche Archivgut auf der Grundlage seines Sammlungsprofils durch archivwürdiges Schriftgut von bundesweit tätigen Verbänden, Vereinen und anderen nichtstaatlichen Organisationen. Es hat daher ein hohes fachliches Interesse, dass die übernommenen Unterlagen aussagekräftig und im Entstehungszusammenhang benutzbar sind.

Die Beratung erfolgt, wenn eine vertragliche Regelung über die befristete Hinterlegung oder die Eigentumsübertragung von archivwürdigem Schriftgut besteht. Sie schließt die fachliche Begleitung bei der Umstellung der papiergebundenen auf die elektronische Schriftgutverwaltung ein.

Der erste Schritt ist üblicherweise der Besuch einer Archivarin oder eines Archivars vor Ort zur Sichtung des vorhandenen Materials. Dabei werden die Modalitäten des Abgabeverfahrens und die Inhalte einer vertraglichen Regelung erörtert. Zum Beratungsangebot gehören unter anderem:

• Ablage
  Bildung und Ordnung der Akten nach den Erfordernissen der Bearbeitung
• Aktenplan
  Erstellung und Überarbeitung eines an den Aufgaben orientierten Rahmens für die Ablage des Schriftguts, damit ein geregelter Zugriff durch den Bearbeiter entweder möglich wird oder erhalten bleibt
• Aussonderung
  Verfahren zur organisierten Entnahme von Schriftgut, das abschließend bearbeitet ist und auf das der Bearbeiter daher nicht mehr oder nur noch gelegentlich zurückgreifen muss.

Auch zur Frage, welche Unterlagen aufgrund gesetzlicher Vorschriften dauerhaft aufbewahrt werden müssen und welche unter bestimmten Bedingungen vernichtet werden können, berät das Bundesarchiv gerne.